Informace o zpracování osobních údajů zákazníků v souvislosti s prodejem zemního plynu a elektřiny společností SPP CZ, a.s. a jejími marketingovými aktivitami a souhlas se zpracováním osobních údajů

1. Činnost společnosti SPP CZ, a.s.

Předmětem podnikání společnosti SPP CZ, a.s., se sídlem Nové sady 996/25, 602 00 Brno, IČ: 28488016, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka č. 7257 jako správce osobních údajů, (dále jen „SPP“) je především prodej zemního plynu a elektřiny a poskytování s tím souvisejících služeb. Nedílnou součástí podnikatelské činnosti je i marketingová činnost na propagaci společnosti a jejich služeb a zlepšování služeb zákazníků, v rámci níž dochází i ke zpracování osobních údajů zákazníků.

2. Správce nebo zpracovatel?

SPP je správcem osobních údajů. Naše společnost informuje, že není povinna mít ustanoveného pověřence pro ochranu osobních ve smyslu GDPR nařízení. V případě, že potřeba jeho ustanovení vznikne, bude o tom včas informovat své zákazníky a obchodní partnery

3. Co musíme splnit, abychom mohli Vaše údaje zpracovávat?

3.1 SPP jako správce osobních údajů je povinen při zpracování osobních údajů dodržovat povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně osobních údajů v platném znění, a s účinností od 25. 05. 2018 povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) (dále jen platné právní předpisy). SPP pravidelně kontroluje soulad svých postupů s platnými právními předpisy a přistupuje odpovědně k plnění těchto povinností, s důrazem na zachování soukromí fyzických osob a ochrany jejich údajů. Nezbytnou ochranu přitom zajišťuje i u třetích spolupracujících osob, které v souvislosti se zpracováním osobních údajů vystupují, nebo mohou vystupovat jako správci osobních údajů, nebo jejich další správci.

4. Jaké o Vás zpracováváme údaje a k jakým účelům?

4.1 Základní kontaktní osobní údaje a smluvní údaje našich zákazníků, smluvních partnerů a potencionálních zákazníků, jsou zpracovávány za účelem vedení smluvního vztahu a plnění závazků z obchodního vztahu plynoucí.

4.2 Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem plnění zákonných povinností zejména daňových povinností, povinností vůči ostatním správním či soudním úřadům, vůči kontrolním úřadům apod.

4.3 Osobní údaje jsou rovněž zpracovávány na základě oprávněného zájmu naší společnosti, zejména v souvislosti s vymáháním oprávněných nároků naší společnosti, podporou podnikatelských aktivit, marketingu, správy obchodních vztahů v rámci skupiny, jíž je naše společnost součástí.

4.4 Naše společnost zpracovává osobní údaje smluvních partnerů a zákazníků konkrétně k následujícím účelům: a) jednání o uzavření nebo změně smlouvy, b) plnění smlouvy a poskytování služeb, c) plnění zákonem uložených povinností v souvislosti s danou smlouvou, pokud právní předpisy plnění takovéto povinnosti předpokládají, d) vyúčtování smluvních nároků a plnění platebních povinností, e) plnění účetních a daňových povinností, f) vymáhání pohledávek a uplatňování jiných nároků prostřednictvím soudů či jiných nezávislých institucí, g) hodnocení platební schopnosti zákazníků, h) základního kontaktování zákazníka, i) nabízení obdobných produktů a služeb, j) marketingové aktivity, zejména vedení zákaznické evidence, marketingové průzkumy, průzkumy spokojenosti zákazníků, zasílání informačních sdělení o novinkách týkajících se činnosti správce, aj.)

4.5 Osobní údaje potencionálních zákazníků či smluvních partnerů jsou zpracovávány za účelem budoucího uzavření smluvního vztahu a prodeje zboží či služeb naší společností.

4.6 Naše společnost jako správce osobních údajů vede elektronickou databázi (CRM systém), ve které eviduje základní osobní a kontaktní údaje zákazníků/ obchodních partnerů, nebo potencionálních zákazníků, vyhodnocuje jejich nákupní chování za účelem poskytování individualizovaných nabídek na odběr výrobků a služeb.

4.7 Osobní údaje zákazníků jsou zpracovávány i v rámci věrnostního program naší společnosti, který je spojen s poskytováním řady služeb a výhod, bonusovým systémem, slevovými akcemi, propagací apod. V souvislosti s účastí zákazníka v rámci věrnostního programu dochází ke zpracování osobních údajů z důvodu nutnosti jeho registrace a následné účasti v rámci bonusového programu a současného poskytování nabízených výhod, spojených s věrnostním programem ze strany naší společnosti.

4.8 Osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů a potencionálních obchodních partnerů jsou v rámci CRM systému zpracovávány v následujícím rozsahu: - identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost - kontaktní údaje: adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa, telefon, e-mailová adresa - další osobní údaje: číslo bankovního spojení, počet členů domácnosti.

4.9 U právnických osob či podnikajících fyzických osob jsou zpracovávány tyto údaje: - identifikační údaje: název firmy, jméno, příjmení, datum narození, slouží-li jako identifikátor v rámci DIČ, IČ, sídlo, místo podnikání - kontaktní údaje: korespondenční adresa, telefon, e-mailová adresa - další osobní údaje: číslo bankovního spojení, jméno a příjmení kontaktní osoby/ obchodního zástupce a její telefonní číslo, mailová nebo jiná kontaktní adresa, pracovní pozice

4.10 Za účelem marketingové propagace naší společnosti a zlepšování služeb jsou zákazníkům/ obchodním partnerům a budoucím obchodním partnerům zasílána i obchodní sdělení (newslettry, časopisy, slevové nabídky, akce, pozvánky, přání k narozeninám, průzkumy spokojenosti, pozvánky na eventové akce apod.) na jimi poskytnuté elektronické adresy získané v souvislosti s nákupem zboží a služeb nebo na základě poskytnutého souhlasu. Zasílání obchodních sdělení má zákazník/ smluvní partner právo kdykoli jednoduše a bez nákladů odmítnout, o čemž je informován v rámci každého obchodního sdělení.

4.11 Při návštěvě internetových stránek provozovaných naší společností se může stát, že budou ukládány informace ve formě „cookie“ na počítači subjektu údajů, které jej automaticky rozpoznají při příští návštěvě. Cookies umožňují například přizpůsobit webové stránky zájmům subjektu údajů nebo uložit uživatelské jméno, které pak nemusí být znovu pokaždé zadáváno. V případě, že subjekt údajů nechce, aby byl jeho počítač rozpoznán, je nutno upravit nastavení internetového prohlížeče takovým způsobem, aby došlo k odstranění cookies z pevného disku počítače, cookies zablokovat nebo nastavit upozornění před uložením cookies.

4.12 Za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů jak naší společnosti SPP tak práv zákazníků či potenciálních zákazníků v souvislosti s uzavíráním smluvního vztahu s SPP, projevem zájmu o uzavření smluvního vztahu nebo v souvislosti s plněním práv a povinností z již uzavřeného smluvního vztahu, nahrává SPP telefonické hovory uskutečněné s pracovníky call centra SPP. Na nahrávání telefonického hovoru jsou zákazníky na začátku hovoru upozorněni a mají možnost hovor odmítnout. V rámci těchto hovorů dochází ke shromažďování osobních údajů zákazníků či potenciálních zákazníků.  S ohledem na to, že je nahráván telefonický hovor, není dopředu možné identifikovat, kterých osobních údajů se tento způsob zpracování bude týkat, proto půjde o takové osobní údaje, které fyzické osoby sdílí během telefonického hovoru. Jedná se především o základní identifikační údaje, popisné a kontaktní údaje. Shromážděné osobní údaje jsou ukládány na nosiče dat. Nahrávky a v nich obsažené osobní údaje budou zpřístupněny pouze pověřeným pracovníkům SPP za účelem ochrany práv a povinností z jednání o uzavření smlouvy nebo z vlastního smluvního vztahu vzešlých.

5. Jak se dostávají údaje do naší zákaznické databáze?

5.1 Nové údaje do naší zákaznické databáze získáváme přímo od našich zákazníků.

5.2 Do naší zákaznické databáze vkládáme údaje a) získané z uzavřených smluv (kde SPP je smluvní stranou smlouvy) b) získané přímo od potenciálních zákazníků s jejich souhlasem - zejména při žádosti o zpracování nabídky na dodávku zemního plynu a/nebo elektřiny (ať už činností obchodních zástupců při jejich návštěvách, při prodejních akcích, nebo na základě e-mailové nebo telefonické poptávky zákazníků) c) získané přímo od potencionálních zákazníků s jejich souhlasem – zejména při žádosti o zasílání obchodních sdělení.

6. S kým sdílíme Vaše údaje nebo komu je předáváme?

6.1 Všechny osobní údaje zpracovává SPP jako správce.

6.2 Zákaznická databáze není sdílena s dalším správcem osobních údajů.

6.3 Omezeně můžeme sdílet zpracovávané osobní údaje se zpracovateli, kteří pro nás zajišťují některé činnosti, jako je rozeslání listovních zásilek, rozesílání hromadných mailingových nabídek, včetně nabídek zasílaných elektronickou poštou a příp. smluvní pojišťovnou, nebo advokátními kancelářemi zajišťující realizaci práv SPP v souvislosti s vymáháním smluvních a zákonných nároků, a to vše jen v nezbytném rozsahu a po nezbytnou dobu. Zpracování osobních údajů mohou pro SPP provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.

6.4 IT služby související se zpracováním údajů zajišťujeme částečně vlastními silami - za využití našich zaměstnanců, za účelem maximální ochrany dat a Vašeho soukromí a částečně prostřednictvím externích dodavatelů. K osobním údajům může mít přístup IT oddělení koncernu SPP (včetně externích zpracovatelů) s tím, že osobní údaje jsou zpracovávány na území EU, za účelem zálohování a archivace dat, a zajištění funkčnosti a inovací systému IT využívaného v koncernu.

7. Proč zpracováváme Vaše osobní údaje, a jak dlouho je uchováváme?

7.1 Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně dlouhou dobu dle účelu a právního titulu, který nám umožňuje Vaše osobní údaje zpracovávat.

7.2 Osobní údaje našich zákazníků uchováváme vždy tak, abychom mohli plnit smlouvu a z ní vyplývající smluvní povinnosti a vykonávat z ní vyplývající práva a dále plnit povinnosti stanovené právními předpisy České republiky. Pro potřeby archivace (a případných nároků, které mohou vyplynout ze smlouvy i po jejím zániku), uchováváme vybrané osobní údaje minimálně dalších 10 let po zániku smluvního vztahu. Pro účely plnění smlouvy můžeme potřebné osobní údaje zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů.

7.3 Osobní údaje, které získáme na základě Vašeho výslovného souhlasu zpracováváme dle obsahu tohoto souhlasu především pro účely nových nabídek našich produktů služeb, pro marketingové nabídky a informace o novinkách (včetně soutěží), s možností i vytváření profilovaných nabídek pro konkrétní zákazníky, za účelem provádění průzkumu spokojenosti zákazníků apod. s tím, že tyto uchováváme po dobu trvání souhlasu.

7.4 Pomine-li účel zpracování, jsou veškerá data subjektů údajů, resp. data, která sloužila k danému účelu z naší databáze řádně vymazána.

8. Jaká jsou práva fyzických osob při zpracování jejich osobních údajů?

8.1 Fyzická osoba, která je subjektem údajů, které zpracováváme, má právo na přístup k osobním údajům, které o ní SPP zpracovává, na jejich opravu nebo výmaz.

8.2 Fyzická osoba má právo: a) udělený souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat, a to bezplatně, buď dopisem zaslaným na adresu SPP, nebo e-mailem doručeným na adresu rusimsouhlas@spp.cz, přičemž při odvolání souhlasu musí upřesnit, pro jaké účely zpracování svůj souhlas odvolává (viz výše); b) vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy; c) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů - bližší informace na www.uoou.cz pro případ, že by její práva vyplývající z platných právních předpisů byla porušena.

8.3 V případě jakýchkoliv dotazů či požadavku na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu rusimsouhlas@spp.cz nebo telefonicky +420 515 500 200.

9. Důsledky neposkytnutí osobních údajů

9.1. V případě, že jsou osobní údaje zpracovávány v souvislosti s účastí zákazníka ve věrnostním programu, nebo v rámci jakéhokoli jiného smluvního vztahu, jsou osobní údaje zpracovávány pouze za účelem poskytnutí plnění z uvedeného smluvního vztahu. Jejich neposkytnutí znemožňuje poskytnutí plnění ze strany SPP.

9.2. Je-li odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů v souvislosti s marketingovými aktivitami naší společnosti, bude okamžikem jeho odvolání ukončeno poskytování služeb či výhod, pro které byl daný souhlas poskytnut.

10. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám se sídlem mimo Evropskou unii.

 

---

Žádost subjektu údajů

SPP poskytuje služby tvořící předmět žádosti jakož i informace o provedených opatřeních bezplatně, s výjimkou případů, že se jedná o žádosti zjevně bezdůvodné či nepřiměřených. V těchto případech je SPP CZ, a.s. oprávněna uložit subjektu zaplacení přiměřeného poplatku zohledňujícího administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo může odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud se subjekt údaj neidentifikuje dostatečným způsobem nebo uvede v žádosti informace, jež nejsou pro společnost SPP CZ, a.s. srozumitelné, společnost SPP CZ, a.s. subjekt údajů vyzve k doplnění dalších identifikačních údajů resp. k upřesnění jeho žádosti. V případě, že subjekt údajů tyto údaje SPP CZ, a.s. nedoloží ani ve lhůtě 7 dnů ode dne obdržení výzvy, bude muset společnost žádost subjektu údajů odmítnout.

Stáhnout formulář Žádost subjektu údajů